შეხვედრის ოქმი არის დოკუმენტი, რომელიც ასახავს ამ მოვლენის ყველა მნიშვნელოვან გადაწყვეტილებას. მისმა არასწორმა შედგენამ, როგორც მნიშვნელობით, ასევე შესრულებით, შეიძლება გამოიწვიოს შეხვედრის მონაწილეთა მიერ მისი სადავო საკითხი. გარდა ამისა, არსებობს მენეჯმენტის არასწორი გადაწყვეტილებების მიღების პოტენციური საფრთხე, თუ წარმოების შეხვედრის ოქმები შეიცავს დამახინჯებულ ინფორმაციას. მარტივი რეკომენდაციების ნაკრები დაგეხმარებათ მის სწორად მოწყობაში.
ამ დოკუმენტის ტექსტი ჩვეულებრივ შეიცავს ორ ნაწილს: შესავალს და მთავარს. შეხვედრის ოქმში (მისი პირველი ნახევარი) მოცემულია ღონისძიების ძირითადი პარამეტრების აღწერა: პოზიციები, სრული სახელი. წევრები, თავმჯდომარე და მდივანი. როდესაც რომელიმე დამსწრე ფლობს განსაკუთრებულ სტატუსს (მოწვეული, ექსპერტი, დამკვირვებელი და ა.შ.), ეს ასევე აღნიშნულია დოკუმენტში. თუ შეხვედრას ესწრებოდა ბევრი ადამიანი, მაშინ სხდომის ოქმში შეიძლება იყოს მონაცემები მათ შესახებცალკე ფურცელი, რომელიც წარმოადგენს დოკუმენტის განუყოფელ დანართს. შესავალი ნაწილი მთავრდება დღის წესრიგით, რომელიც შეიცავს განსახილველ საკითხთა ჩამონათვალს. სასურველია მათი დალაგება მნიშვნელობის მიხედვით, მაგრამ შეიძლება იყოს სხვა ფაქტორები, რომლებიც გავლენას ახდენენ კითხვების სიაში ადგილს. მაგალითად, დღის წესრიგის სტრუქტურა შეიძლება დამოკიდებული იყოს მისი საკითხების ნაწილის ლოგიკურ ურთიერთობაზე ან ღონისძიებაში მონაწილე პირების დასაქმებაზე. თავად დოკუმენტი შედგენილია ორგანიზაციის ბლანკზე (მისი განყოფილება), ის უნდა იყოს მითითებული, როდის შედგა შეხვედრა.
შეხვედრის ოქმი ძირითად ნაწილში უნდა შეესაბამებოდეს შესავალ ნაწილს. კერძოდ, მისი პუნქტები უნდა წავიდეს იმავე თანმიმდევრობით, როგორც დღის წესრიგში. ტექსტის აგების ალგორითმი, რომელიც აღწერს ინფორმაციას დღის წესრიგის თითოეულ საკითხზე, ასეთია: „მოისმინა“, „ილაპარაკა“, „გადაწყვეტილი“. პროტოკოლის ამ ნაწილის დაწერისას მთავარი წესი არის ის, რომ ის არ უნდა იქცეს ერთგვარ ტრანსკრიპტად.
კერძოდ, ქვეპუნქტი „მოსმენილი“აღწერს ვინ იყო მთავარი მომხსენებელი ამ საკითხზე, რა შესთავაზა მან გამოსვლის ბოლოს. გამომსვლელების თქმით, მითითებულია ისიც, ვინ თქვა რა შესთავაზა. გადაწყვეტილება აფიქსირებს სხდომის მონაწილეთა უმრავლესობის საბოლოო პოზიციას. თუ კენჭისყრით მიიღეს, მაშინ მითითებულია, რამდენი იყო ამის მომხრე, რამდენი წინააღმდეგი, ასევე, თავშეკავების რაოდენობა. განხილული საკითხების მნიშვნელობიდან გამომდინარე, შეიძლება ჩამოთვლილი იყოს სრული სახელი. ადამიანები, რომლებმაც დაიკავეს ესა თუ ის პოზიცია.
სხდომის ოქმს ადგენს მდივანი, თავად დოკუმენტს ხელს აწერენ შემსრულებელი და სხდომის თავმჯდომარე. მისი შედგენის ინფორმაციის წყაროა ხელნაწერი ნახაზები, ხმის ჩამწერის გამოყენებით გაკეთებული ჩანაწერები, ტრანსკრიპტები. თუ სხდომაზე გამოვლენილი საკითხების გადაწყვეტა მოითხოვს ზემდგომი თანამდებობის პირის უფლებამოსილებას, რომელიც არ მონაწილეობდა სხდომაში, ამ ხელმძღვანელის გადაწყვეტილებების დამტკიცება შეიძლება დამატებით. ხელმოწერილი და რეგისტრირებული პროტოკოლი შეიძლება გაიგზავნოს როგორც ერთი დოკუმენტი ან ამონაწერი იმ თანამდებობის პირებს, რომლებსაც კითხვების მხოლოდ ნაწილი ეხება.
