საქმიანი ეტიკეტის ძირითადი ნორმები და წესები ოფისის თანამშრომლისა და საჯარო მოხელისთვის

2024 ავტორი: Henry Conors | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2024-02-12 09:35

როდესაც დაიწყებთ მუშაობას, მალე მიხვდებით, რომ საქმიანი ეტიკეტის ძირითადი წესების დაცვის უნარი ხელს უწყობს პროფესიულ წარმატებას ნებისმიერ სფეროში და ფასდება ისევე, როგორც საქმიანი თვისებები. ეს დაგეხმარებათ მარტივად მოერგოთ ნებისმიერ გუნდს და სწრაფად მოიპოვოთ სანდოობა კოლეგებთან და მენეჯმენტთან, განსაკუთრებით თუ სწრაფად მოახერხებთ განსხვავებას ბიზნესსა და საერო ეტიკეტს შორის და ისწავლით ქცევის სწორი ხაზის არჩევას.

საბაზისო ბიზნეს ეტიკეტი

კარგი მანერები ოფისში ან სამთავრობო უწყებაში გარკვეულწილად განსხვავდება იმისგან, რაც გარედან წესიერად ითვლება.

• თუ ლიდერი მამაკაცია, ქალები არ უნდა ელოდონ მას ადგომას, როცა ისინი ოფისში შედიან. მიუხედავად იმისა, რომ უფროსებს შორის არიან კარგად აღზრდილი კაცები, რომლებსაც აქვთ ეს ჩვევა რეფლექსის დონეზე და რომლებიც ყოველთვის დგებიან, როცა ოთახში ქალბატონი შემოდის, ეს გამონაკლისია. და ეს იყოს სასიამოვნო, მაგრამ მაინც საერო ტონი სამსახურში შეუსაბამოა. Ოფისში,სამთავრობო უწყებაში მამაკაცი ბოსი ჯერ გადის კარებში და როცა მივლინებაში ხართ, ის პირველი ჯდება მანქანაში.
• სიტყვები "მადლობა" და "გთხოვ" სამუშაო გარემოში კიდევ უფრო სასურველია, ვიდრე "სოციალურ ცხოვრებაში". მადლობა გადაუხადეთ თქვენს კოლეგებს ნებისმიერი, თუნდაც ყველაზე უმნიშვნელო მომსახურებისთვის და არ დაივიწყოთ „ჯადოსნური სიტყვა“თხოვნისას ან უბრალოდ თქვენი ზემდგომის ბრძანების გადაცემისას ერთ-ერთ თანამშრომელს.
• ყოველთვის გაიღიმე კოლეგებს მისალმებისას და ღიმილით უპასუხებ მათ.
• ესაუბრეთ ადამიანებს მშვიდი, მეგობრული ტონით და აჩვენეთ მათ ყურადღების ნიშნები მათი სქესის მიუხედავად.
• თუ კარებისკენ მიმავალ მამაკაცს ბევრი საბუთი აქვს, გაუსწრო, რომ კარი გააღო და გაუშვი. ოფისში დახმარება ყოველთვის უნდა იყოს ის, ვისთვისაც უფრო მოსახერხებელი და მოსახერხებელია, თუმცა, ოფიციალურ ურთიერთობებში არის მკაფიო იერარქია, რომელიც უნდა იგრძნოთ და შეინარჩუნოთ. ეს არ ნიშნავს, რომ თქვენ უნდა იყოთ მორცხვი თქვენი უფროსების წინაშე ან გამოავლინოთ მეტი ყურადღება ყოველ სიტყვაზე, არა, მაგრამ მას სათანადო პატივი უნდა სცეთ.

საქმიანი ეტიკეტის მიღებული წესები შეიძლება მნიშვნელოვნად განსხვავდებოდეს არა მხოლოდ სხვადასხვა ინდუსტრიებში, არამედ ცალკეულ კომპანიებშიც. თუმცა, არსებობს წესები, რომლებიც უნდა დაიცვან როგორც ოფისის მუშაკებმა, ასევე მთავრობის თანამშრომლებმა. მათ შორისაა პუნქტუალურობის დაცვა, კომპანიის იმიჯის დაცვა ტანსაცმელში, საიდუმლოების შენახვის უნარი და პირადი პრობლემების სამუშაოს მიღმა დატოვების უნარი. მოდით ვისაუბროთ თითოეულ ამ წესზე უფრო დეტალურად.

აუცილებელია გავაკეთოთ ყველაფერი დროულად

საქმიანი ეტიკეტის წესები ოფისში, სამთავრობო უწყებაში მოითხოვს, რომ სამსახურში ყოველთვის დროულად მიხვიდეთ, დროულად შეასრულოთ ყველა დავალება. შეფერხებები, სამუშაოს შეფერხება, რომელიც უნდა ჩაბარდეს ზუსტად დაპირებულ დროს, მიუღებელია.

არასოდეს გამოტოვოთ საქმიანი შეხვედრა, მობრძანდით მათთან ადრე, რათა საფრთხე არ შეუქმნათ კომპანიის და არა მხოლოდ თქვენი რეპუტაციას. თუ დაგვიანება გჭირდებათ, წინასწარ გააფრთხილეთ ამის შესახებ, ხელისუფლებამ უნდა იცოდეს სად ხართ. გახსოვდეთ, რომ ყველა საკითხში სიზუსტის დაცვა, პუნქტუალურობა არის საქმიანი ეტიკეტის შეუცვლელი წესები საჯარო მოხელისთვის და ოფისის თანამშრომლისთვის, ასევე სხვების პატივისცემის გამოვლინება, ბუნებრივია ნებისმიერი განათლებული ადამიანისთვის.

როგორ ჩავიცვათ სწორად ოფისში ან სამთავრობო სამსახურისთვის

რეგულარული ბიზნეს ჩაცმულობის კოდი უნდა დაიცვათ.

• დასაქმებულის გარეგნობა უნდა შეესაბამებოდეს კომპანიის იმიჯს, შექმნას სასიამოვნო შთაბეჭდილება და როცა სამთავრობო უწყებაში მუშაობ, ეს კიდევ უფრო მნიშვნელოვანია.
• ქალებს მოეთხოვებათ ატარონ კალთები და კაბები, რომლებიც არ აღემატება მუხლს, ნებადართულია მორგებული შარვლის კოსტიუმები. ოფისში სამუშაოდ დაუშვებელია ნათელი, მოციმციმე ფერების ტანსაცმლის ტარება სეკინებით, პრიალებით და მჭიდრო ტანსაცმლით.
• მამაკაცებმა უნდა დაიცვან საქმიანი ჩაცმულობა, ატარონ კოსტუმები, შარვლები, მაისურები ჰალსტუხით ან მის გარეშე. ჯინსები და სვიტერები სამუშაო გარდერობიდან უმჯობესია გამორიცხოთ.
• შეგიძლიათ ჩაიცვათ სამსახურშიმოკრძალებული სამკაული, რომელიც ეხამება ჩაცმულობას, ისევე როგორც კოსტუმის სხვა დეტალებს.

კონფიდენციალურობის პოლიტიკა

თქვენ უნდა შეგეძლოთ შეინახოთ კომპანიის საიდუმლოებები, ნებისმიერი გარიგება, ამ თემის გავრცელების გარეშე არც კოლეგებთან და არც საყვარელ ადამიანებთან. არ წაიკითხოთ სხვა პირებისთვის განკუთვნილი წერილები, გადასცეთ ყველა შეტყობინება პირადად, შუამავლებისა და არაავტორიზებული პირების გარეშე. თუ თქვენ გჭირდებათ ფაქსის გაგზავნა, წინასწარ დაურეკეთ ადრესატს, რათა ის ახლოს იყოს და პირადად მიიღოს დოკუმენტი ან წერილი. ნუ ურევთ პირად ცხოვრებას სამსახურს, ნუ ისაუბრებთ ცხოვრებისეულ პრობლემებზე, ნუ ეძებთ ნუგეშს ან სთხოვეთ დახმარება კოლეგებს. ოფისში მნიშვნელოვანია სიმშვიდისა და კარგი განწყობის შენარჩუნება, განურჩევლად ცუდი განწყობისა. საქმიანი ეტიკეტის ეს წესები მთავრობისა და ოფისის თანამშრომლისთვის მკაცრად უნდა იყოს დაცული.

შენ და შენი უფროსი

ქვემდებარეთა საქმიანი ეტიკეტის წესები გულისხმობს მენეჯერისადმი დისტანციურ, არანაცნობ მიმართვას. მაშინაც კი, თუ უფროსი (ბოსი) გოგო ან ახალგაზრდაა შენზე ცოტათი უფროსი, ღირს თქვა "შენ". თუ მენეჯერის კაბინეტში ხართ და ბიზნესპარტნიორი ან სხვა ბოსი შემოდის, დარჩებით თუ წახვალთ, მან უნდა გადაწყვიტოს, მოგთხოვთ თუ არა წასვლას, არ არსებობს მიზეზი, რომ თავი შეგნებულად იგრძნოთ. თუ თქვენი უფროსი ოდესმე შეურაცხყოფას მოგაყენებთ უცხო ადამიანების წინაშე, ნუ უპასუხებთ ერთნაირად. თუ ნერვიულობთ, არ გადახტეთ ოფისიდან, შეეცადეთ მშვიდად გახვიდეთ გარეთ და იპოვნოთ იზოლირებული ადგილი, სადაც შეგიძლიათ დამშვიდდეთ. არაგანიხილეთ რა მოხდა კოლეგებთან. თქვენ შეგიძლიათ დაალაგოთ მენეჯერთან სამუშაო საათებში, მშვიდად მოუსმინოთ მის სურვილებს და გამოხატოთ თქვენი პრეტენზია. რაც უფრო მაღალია უფროსი, მით უფრო რთულია თქვენი როლი და ზოგიერთ სიტუაციაში მნიშვნელოვანია გახსოვდეთ საქმიანი ეტიკეტის წესები. თუ განსაკუთრებით პატივცემულ ადამიანს სჭირდება დაწესებულების დერეფანში გაყვანა, თქვენ უნდა გააღოთ კარები, რათა მნიშვნელოვანი სტუმარი გაუშვათ და შემდეგ გადახვიდეთ მის გვერდით და ჩამორჩებით მხოლოდ მეოთხედი ნაბიჯით. თუ დერეფანი ჩანგლებით, თქვენ უნდა მიუთითოთ მიმართულება მოხდენილი ჟესტით. თუ დერეფანი ქარია, შეგიძლიათ თქვათ „ნება მომეცით გაგივლოთ“და შემდეგ თამამად წახვიდეთ.

რამდენიმე სიტყვა ცუდი მანერების შესახებ

არსებობს საქმიანი ეტიკეტის ნორმები და წესები, რომლებიც ცალსახაა ყველა თანამშრომლისთვის: არ წაიკითხოთ სხვისი წერილები, ისაუბრეთ თავშეკავებულად და თავაზიანად, იყავით მეგობრული კოლეგებთან და დაიცავით დისტანცია უფროსებთან. მაგრამ ზოგჯერ სამსახურში, გამონაკლისი ხდება ამ წესებისგან, მაგალითად, როდესაც თქვენ გჭირდებათ დოკუმენტის პოვნა სხვა თანამშრომლის მაგიდაზე, რომელიც იქ არ არის. ზოგადი ქცევა სამსახურში და ოფისში უნდა იყოს ღირსეული, უნაკლო მანერებით. თქვენ მუდმივად უნდა აკონტროლოთ თქვენი ქცევა, როგორ დადიხართ, ურთიერთობთ, ჯდებით. დაიმახსოვრეთ, რომ უხამსი შეხებაა ცხვირზე, ყურებზე, თმაზე ან სხეულის სხვა ნაწილებზე საჯაროდ.

რა არ უნდა გააკეთოთ სამუშაო ადგილზე:

• დაღეჭე, ამოიღე კბილები.
• კალმებზე, ფანქრებზე, ქაღალდებზე ან ფრჩხილებზე ღრჭენა.
• სწორი მაკიაჟი, მანიკური, ტუჩების მოხატვა სამუშაო ადგილზე - ეს არის ძირითადი წესებისაქმიანი ეტიკეტი მდივნისთვის.
• იღიმება პირზე დაფარვის გარეშე.
• ფეხები მაგიდაზე დადეთ, ფეხები გადააჯვარედინე

აუცილებელია ყოველდღიურად:

• შეინახეთ სუფთა ტანსაცმელი, თმა, სხეული, გამოიყენეთ დეოდორანტი, მაგრამ არა სუნამო.
• ატარეთ სუფთა ცხვირსახოცი.
• იზრუნეთ თქვენს სტომატოლოგიურ ჯანმრთელობაზე.

ეს წესები და სურვილები ეტიკეტის შეუცვლელი ნორმებია, ისინი საშუალებას გაძლევთ გახდეთ არა მხოლოდ კარგი, ღირებული თანამშრომელი, არამედ სასიამოვნო ადამიანი, ვისთანაც გსურთ ურთიერთობა. გარეგნობა საუკეთესო საშუალებაა სხვა ადამიანების მიმართ პატივისცემის გამოსახატავად.

კარგი მანერების წესები კოლეგებთან ურთიერთობისას

როდესაც პირველად იწყებთ ოფისში მუშაობას და იცნობთ თქვენს კოლეგებს, იწყებთ ურთიერთობების დამყარებას, რომელიც განსაზღვრავს კლიმატს გუნდში და საერთო მუშაობის შედეგებს. როგორ მოვიქცეთ მათ მოსაგებად? იყავით მეგობრული ყველასთან, მაგრამ ნუ ეცდებით ერთ ადამიანთან დაუყონებლივ დაახლოებას, მიეცით საკუთარ თავს დრო, რომ უკეთ გაიცნოთ ადამიანები. თავისუფლად ჰკითხეთ თანამშრომლებს სამუშაოს შესახებ, მაგრამ თავიდან არ ესაუბროთ მათ. არ ინერვიულოთ, თუ პირველივე დღიდან ვერ მოახერხეთ გუნდში შესვლა, ამაში ცუდი არაფერია. ყოველთვის მადლობა გადაუხადეთ კოლეგებს დახმარებისთვის და გახსოვდეთ, რომ არ გასცდეთ საქმიანი კომუნიკაციის ეტიკეტის წესებს.

მაგალითად:

• არ გააღიზიანოთ კოლეგები თქვენი საუბრებით და არ ჩაერიოთ სხვის საუბარში;
• არ ჭორაობ და არ მოუსმინო ჭორებს, არ მოუსმინო სხვისსატელეფონო ზარები;
• არ განიხილოთ ჯანმრთელობისა და სხეულის ფუნქციების საკითხები კოლეგებთან;
• არ შეეცადოთ გამოხატოთ ან დააწესოთ თქვენი პირადი აზრი ნებისმიერ შემთხვევაში;
• არავის უსაყვედუროთ უცხო ადამიანების თანდასწრებით, თუნდაც სამჯერ მართალი ხართ, მოულოდნელად ნერვები დაკარგეთ - სასწრაფოდ მოიხადეთ ბოდიში;
• ნუ მოიჩვენებთ, რომ სხვებზე მეტად დაკავებულები ხართ, ზოგჯერ შეგიძლიათ თავაზიანად სთხოვოთ თქვენს კოლეგებს, რომ ხმაური არ გააკეთონ, მაგრამ გააკეთეთ ეს თავაზიანად და დაურეკვის გარეშე;
• ნუ იქნებით ეგოისტი, თქვენი ოფიციალური მონდომებით, შეეცადეთ არ დააზიანოთ თქვენი კოლეგები, რათა მიიღოთ რაიმე უპირატესობა ან მოიპოვოთ კეთილგანწყობა უფროსებთან.

და საქმიანი ეტიკეტის მთავარი წესი, როგორც ოფისის მუშაკისთვის, ასევე მთავრობის თანამშრომლისთვის, არის: „უნდა იყოთ თავაზიანი, ტაქტიანი, თავაზიანი და ტოლერანტული კოლეგებთან და მენეჯმენტთან ურთიერთობისას, არასოდეს იმოქმედოთ თქვენს ემოციებზე.”

სატელეფონო ეტიკეტი მდივნისთვის

კომპანიაზე პირველი შთაბეჭდილება ხშირად ხდება ტელეფონით და ცუდი პირველი შთაბეჭდილების მოშორება ძნელია. ძალიან ხშირად, როდესაც საქმიან კომპანიას ურეკავთ, შეგიძლიათ წააწყდეთ პასუხს, რომელსაც საერთო არაფერი აქვს ბიზნეს ეტიკეტთან ან თავაზიანობის მარტივ წესებთან. ზოგი თანამშრომელი ისე პასუხობს ოფისის ტელეფონს, თითქოს სიკეთეს აკეთებს, ზოგიც საჭიროდ არ მიიჩნევს კომპანიის ან განყოფილების დასახელებას. და ყველამ იცის, რა სასიამოვნოა ამის შემდეგ ტელეფონზე საუბარი კეთილგანწყობილ ადამიანებთან, რომლებიც პასუხობენ სწრაფად, თავაზიანად და გამოხატავენ დახმარების სურვილს.

სატელეფონო ზარებს, როგორც წესი, პასუხობს მდივანი, მაგრამ არა მხოლოდ მან, არამედ ყველა თანამშრომელმა უნდა იცოდეს საქმიანი კომუნიკაციის ეტიკეტის ძირითადი წესები, რომელთა დაცვაც მნიშვნელოვანია ტელეფონით კომუნიკაციისას.

• ნუ აიძულებთ ხალხს დაელოდონ პასუხს, მაშინვე აიღე ტელეფონი და უპასუხე. თუ ლაპარაკი არ შეგიძლიათ, სთხოვეთ დარეკვა, ნუ დაელოდებით აბონენტს. და მუსიკის ხაზში ჩასმა სიცარიელის შესავსებად ითვლება ცუდ მანერებად.
• ტელეფონის აღებისთანავე მიესალმები, დაასახელე შენი კომპანია და გაგვეცანი. თუ თქვენ მუშაობთ დიდ დაწესებულებაში, თქვენ უნდა დაასახელოთ კონკრეტული განყოფილება, რათა დაეხმაროთ აბონენტს გზის პოვნაში.
• როდესაც ტელეფონს სხვას ითხოვენ, მიიღე შეტყობინება მისთვის ან შესთავაზეთ მოგვიანებით დარეკვა.
• საუბრის დროს შეინარჩუნეთ კონტროლი და მოიქცეთ სწორად ყველაზე ნელი გონების მომხმარებლებთანაც კი. თუ ადამიანი ზღვარზეა, დაეხმარეთ დამშვიდებაში, მაგრამ შეურაცხყოფის საპასუხოდ უბრალოდ გათიშე.
• უყურეთ თქვენს გამოსვლას და აირჩიეთ სიტყვები, გახსოვდეთ, რომ საქმიანი კომუნიკაციის ჟარგონი სრულიად შეუსაბამოა. არასოდეს თქვა "დიახ" ან "კარგი", უბრალოდ "დიახ", "კარგი" ან "რა თქმა უნდა".
• მოიჭირეთ ტელეფონი ხელში, არა მხარსა და ნიკაპს შორის, ისაუბრეთ გარკვევით და პირდაპირ მიკროფონში და არა წარსულში. და არასოდეს ილაპარაკე სავსე პირით.
• როდესაც დარეკავთ, მიესალმეთ და დაუყოვნებლივ დაასახელეთ საკუთარი თავი და კომპანია, რომელსაც წარმოადგენთ. იყავით თავაზიანი, მოკლე და მიზანდასახული.

საქმიანი ეტიკეტი ვიზიტორებთან ურთიერთობისას

მთავრობის თანამშრომლები და ოფისის თანამშრომლებითანამშრომლები ხშირად იღებენ კლიენტებს თავიანთ ოფისში. კარგი მანერები აქ ძალიან მნიშვნელოვანია, ადამიანებს მოსწონთ ურთიერთობა, ვინც მათ პატივისცემას გამოხატავს. საქმიანი კომუნიკაციისა და ქცევის ეტიკეტის წესები ყველაფერში უნდა იყოს დაცული: როგორც სტუმართან კართან შეხვედრაში, მის გაშიშვლებაში დახმარებაში და ისე, რომ არ ელოდო. თუ მაინც მოგიწიათ ლოდინი, აუცილებლად მოიხადეთ ბოდიში, თუნდაც ამ დაგვიანების ბრალი თქვენი არ იყოს, შესთავაზეთ მას ჩაი ან ყავა. მიესალმეთ ადამიანებს მეგობრული ღიმილით, შეეცადეთ დაამყაროთ არაფორმალური კონტაქტები, მაგრამ არასოდეს არაფერზე ჭორაობდეთ. საუბარში შეინარჩუნეთ დისტანცია, მაგრამ იყავით სწორი, თავაზიანი და მომთმენი. მიაცილეთ სტუმრები ოფისის კარამდე, თითქოს ისინი თქვენი სტუმრები იყვნენ.

კარგი ტონი საქმიან წერილებში

საქმიანი მიმოწერის ეტიკეტის წესები გავლენას ახდენს როგორც გარეგნობაზე, ასევე შინაარსზე, თავად წერილის შინაარსზე. სანამ წერთ, თქვენ უნდა შეადგინოთ გეგმა, რომელიც დაგეხმარებათ მოკლედ და მკაფიოდ ჩამოაყალიბოთ საკითხის არსი. ამავდროულად მნიშვნელოვანია საქმიანი მიმოწერის წარმოების რამდენიმე სავალდებულო წესის გათვალისწინება.

1. ასო უნდა იყოს დაწერილი სწორად სტილის, მართლწერის და პუნქტუაციის თვალსაზრისით.
2. ოფიციალური შეტყობინებები ჩვეულებრივ იბეჭდება, ეს ადრესტის პატივისცემის ნიშანია.
3. კარგი მანერების წესების მიხედვით, არცერთი წერილი, გარდა მადლობისა, არ უნდა დარჩეს უპასუხოდ.
4. წერილი უნდა იყოს გაფორმებული, ჩვეულებრივია საქმიანი ასოების დაწერა მხოლოდ თეთრ A-4 ქაღალდზე.
5. ყოველთვის მიუთითეთ თქვენი ასოები ქვედა მარცხენა კუთხეში და დატოვეთ პირადი ხელმოწერა, გვარი დაინიციალები.
6. მიმართვისას ჩვეულებრივ გამოიყენება სიტყვა "ძვირფასო (s)", ხოლო პირადი ნაცვალსახელის "შენ"-ის გამოყენებისას აწერე დიდი.

დასკვნაში

სრულყოფილება მიიღწევა მონდომებითა და გამეორებით. ისწრაფე ყველაფერში სრულყოფილებისკენ, გამოაცხადე საქმიანი ეტიკეტის წესები - ჩატარების წესით, საუბრისა და მოძრაობის წესით, მაგრამ არ შეჩერდე მხოლოდ კარგი მანერების გარეგნულ გამოვლინებაზე, გამოასწორე საკუთარი ხასიათის ნაკლოვანებები, იყავი ყურადღებიანი. კოლეგებს, ისწავლეთ გამძლეობა და მოთმინება, მოექეცით საკუთარ თავს და მოეპყარით სხვა ადამიანებს თანაბარი პატივისცემით. თუ გულმოდგინედ იმუშავებთ, მალე შეამჩნევთ შედეგებს, რომლებიც გარდაქმნის თქვენს ცხოვრებას.