დოკუმენტების მართვა მნიშვნელოვანი რგოლია საოფისე მუშაობისთვის

2024 ავტორი: Henry Conors | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2024-02-12 09:41

სამუშაო ნაკადი გაგებულია, როგორც წესები, რომლითაც ხელმოწერილი გადაწყვეტილებები რეკლამირებულია საწარმოში ან დაწესებულებაში მათი საარქივო შენახვამდე მიღების მომენტიდან. ამ კონცეფციის საფუძველია დოკუმენტის მიღება, მისი განხილვა, გადაცემა აღმასრულებელი ორგანოებისთვის, აღსრულების ორგანიზაციული ღონისძიებები, სერტიფიცირება, შესრულება, შენახვა.

ეს არის პროცესი, რომელიც ითვალისწინებს დოკუმენტის გადაადგილების შემთხვევებს ამ ინსტანციებში მისი გადაადგილების სიჩქარესთან ერთად. დოკუმენტების ნაკადი არის პროცესი, რომელიც უნდა იყოს დაკავშირებული ადმინისტრაციული აპარატის საინფორმაციო საქმიანობასთან, თითოეული ინდივიდუალური გადაწყვეტილების დოკუმენტირებასთან, ახლად მიღებული დოკუმენტების შენახვასთან.

ბევრი ადმინისტრაციული აპარატის საქმიანობაში არსებული ხარვეზების დიდი რაოდენობა სწორედ საბუთების მოძრაობის ცუდ ორგანიზებას უკავშირდება. მაგალითად, მენეჯმენტის გადაწყვეტილების დოკუმენტის მიმოქცევის პროცესი უნდა შეიცავდეს სამ სავალდებულო კომპონენტს:

• მიღებული გადაწყვეტილების ინფორმაციული მხარდაჭერა (ეს მოიცავს სანდო ინფორმაციას,გადაწყვეტილების სისწორის დადასტურება);
• თავად გადაწყვეტილების დოკუმენტირება (მარეგულირებელი დოკუმენტი);
• კონტროლი განხორციელებაზე (რომელიც მოიცავს შემოთავაზებული სამუშაოს ორგანიზებას, დავალების შესრულების მეთოდებს, პირობებისა და ვადების დაცვას).

როგორც ზემოთ მოყვანილი მაგალითიდან ჩანს, სამუშაო პროცესი არის ინფორმაციის შეგროვება, რომლის საფუძველზეც გამოიცემა ადმინისტრაციული გადაწყვეტილება; თავად გადაწყვეტილების მომზადება, მათ შორის რედაქტირება, კოორდინაცია, შედგენა დამტკიცებამდე. ყველა ზემოაღნიშნული ეტაპი მოითხოვს დოკუმენტის მოძრაობას არა მხოლოდ საწარმოს სტრუქტურულ განყოფილებებს შორის, არამედ შემსრულებლებს შორის, ტექნიკოსებიდან, სპეციალისტებიდან და მენეჯერებით დამთავრებული. ამ მაგალითიდან დასკვნა ასეთია: რაც უფრო მაღალია დოკუმენტის გადაადგილების სიჩქარე, რაც უფრო მაღალია მისი შესრულების ხარისხი თითოეულ კონკრეტულ ეტაპზე, მით უკეთესი იქნება მთლიანობაში საწარმოს მართვის პროცესი.

თავად ტერმინი ლიტერატურაში გაჩნდა ჯერ კიდევ 1920-იან წლებში. მაშინ ითვლებოდა, რომ სამუშაო პროცესი არის სამუშაოს ორგანიზება, რომელიც მიზნად ისახავს მთლიანად სახელმწიფო აპარატის რაციონალურ მშენებლობას, პასუხისმგებლობების განაწილებას სხვადასხვა შემსრულებლებსა და სერვისებს შორის. 1931 წელს მენეჯმენტის ტექნოლოგიების ინსტიტუტმა პირველი მცდელობა მოახდინა საოფისე სამუშაოების ორგანიზების ერთიანი პრინციპების დარეგულირებისთვის. დაწესდა წესები, რომლის მიხედვითაც უნდა განხორციელდეს საბუთების მიღება-ჩაბარება, შესრულების წესი და ხელმოწერის რეგულირება. ეკონომიკური განვითარების შემდგომმა ეტაპებმა მიიღო ისეთი კონცეფციის საკანონმდებლო რეგულირება, როგორიცაასაოფისე სამუშაოები, სადაც ძირითადი აქცენტი გაკეთდა ინდივიდუალურ ტექნიკურ ოპერაციებზე. დოკუმენტების მართვის პროგრამა ამ საკანონმდებლო აქტებში არ იყო ნახსენები, თუმცა სინამდვილეში ეს ყველაფერი დოკუმენტების გადაადგილების ორგანიზებას მოჰყვა. 1974 წლიდან ხელი მოეწერა მთავარ დოკუმენტს, რომელიც არეგულირებს დოკუმენტების მართვის მთელ პროცესს, რომელიც დღემდე მოქმედებს.

კანონმდებლობის ამ ნაწილს ეწოდება "სახელმწიფო ჩანაწერების მართვის ერთიანი სისტემა" (USSD), რომლის პუნქტები ეძღვნება დოკუმენტების გადაადგილების ორგანიზაციას, მათი დამუშავების ტექნოლოგიურ მეთოდებს და გამოყენების წესებს. ეს კრებული აყალიბებს ძირითად წესს: „დოკუმენტის ნაკადი არის დოკუმენტის ოპერატიული მოძრაობა უმოკლეს გზაზე, მინიმალური დროისა და შრომის ხარჯების ჩათვლით“. მხოლოდ დამტკიცებული წესის პრაქტიკაში გამოყენებით შეიძლება იმედი ჰქონდეს ქვეყნის მოსახლეობის ცხოვრების გაუმჯობესებას, სახელმწიფოს ეკონომიკის ზრდას..

ამ მიზნების მისაღწევად საჭიროა ჭკვიანი, მოწესრიგებული, პასუხისმგებელი ლიდერები, რომლებისთვისაც USSD-ზე დაფუძნებული სამუშაო პროცესის დანერგვა პატივისა და სინდისის საკითხი იქნება.