პროექტის აქტივობა საშუალებას გაძლევთ მაქსიმალურად ეფექტურად მართოთ ხელმისაწვდომი რესურსების თანაფარდობა, დრო და საბოლოო პროდუქტის ხარისხი. კომპეტენტური დაგეგმვის დახმარებით შესაძლებელია დროულად განხორციელდეს მაკორექტირებელი მენეჯმენტის ქმედებები პროექტის სასიცოცხლო ციკლის ნებისმიერ ეტაპზე. შესაბამისი მეთოდოლოგიის გამოყენება შესაძლებელს ხდის წინასწარ გამოვთვალოთ ტექნიკური დოკუმენტაციის წარმოების მთლიანი ღირებულება, განხორციელების საშუალო ხანგრძლივობა და განისაზღვროს პასუხისმგებელი პირები თითოეულ ეტაპზე (OBS სტრუქტურა, RAM მატრიცა). მნიშვნელოვანია სამუშაოების სრული სიის სწორად დაგეგმვა (პროექტის WBS საფუძვლის აშენება) და მათი განხორციელების თანმიმდევრობა (PDM ქსელის გამოსახვა). წინასწარ უნდა განისაზღვროს დავალებების ჯაჭვი, რომლის პროგრესი ყველაზე ფრთხილად უნდა იყოს კონტროლირებადი. ვინაიდან მათ არ აქვთ რეზერვი, მათი განხორციელების ჯამური ხანგრძლივობა განსაზღვრავს პროექტის მთლიან ხანგრძლივობას (კრიტიკული გზის მეთოდის მიხედვით).
მენეჯმენტის მნიშვნელოვან ხელშეწყობას ხელს უწყობს ისეთი ინსტრუმენტი, როგორიცაა პასუხისმგებლობის მატრიცა (ან ხაზოვანიგანრიგი). იგი აგებულია წინასწარ შემუშავებული WBS სტრუქტურის (შესრულებული სამუშაოს იერარქიული საფუძველი) და OBS სტრუქტურის (ორგანიზაციული სტრუქტურა შემსრულებლების მიერ). იგი გამოიყენება ლიდერობის განსახორციელებლად პასუხისმგებლობის პრინციპის (Principle Responsibility) დანერგვით.
აუცილებელია პროგრამაში შემავალი თითოეული ამოცანის პერსონალიზირება შესაბამისი სპეციალისტების მიხედვით. პროექტისთვის იქმნება პასუხისმგებლობის მატრიცა - ეს არის დაგეგმილი კავშირების ჩვენება (ყველაზე ხშირად - გრაფიკული). იგი გამოსახულია ცხრილის სახით WBS და OBS სტრუქტურების შეფარდების საფუძველზე. შემდეგ პირველი წარმოდგენილია როგორც მატრიცის ვერტიკალური რიგები, ხოლო მეორე, როგორც ჰორიზონტალური სვეტები. თითოეული WBS ელემენტისთვის იდენტიფიცირებულია თანამშრომელი, რომელიც კოორდინაციას გაუწევს მის განხორციელებას. შესაბამისი ნიშანი იდება ორი კომპონენტის გადაკვეთაზე.
პასუხისმგებლობის მატრიცა, თუ სწორად გაკეთდა, უნდა წარმოდგენას მისცეს ვინ მართავს თითოეული ბმულის შესრულებას ქვედა დონის იერარქიულ სტრუქტურაში. მხოლოდ ერთი ადამიანი შეიძლება იყოს პასუხისმგებელი WBS ნებისმიერი ელემენტის შესრულებაზე. მაგრამ სამუშაოს რამდენიმე კომპონენტის პროგრესი შეიძლება გაკონტროლდეს ერთი ადამიანის მიერ.
RAM - ასე მოკლედ აღინიშნება პროექტის პასუხისმგებლობის მატრიცა (Responsibility assignment matrix) - ანგარიშის და პასუხისმგებლობის განაწილება ცხრილის სახით. კარგად ორგანიზებული პროგრამისთვის უნდა დაიცვან წესი, რომ ნებისმიერის შესრულებამიზნებს აკონტროლებდა გარკვეული მმართველი ორგანო. მაგალითად, პროექტის მენეჯერი - მისია (ყველა დავალება), პასუხისმგებელი შემსრულებლები - ინდივიდუალური ელემენტები და ა.შ. ფაქტობრივად, ამ გზით შენდება გოლის ხე. ის უნდა შეესაბამებოდეს სტრუქტურის დაყოფის წესრიგს, რომელსაც ევალება იდეის განხორციელება. დაგეგმილ სამუშაოებში ჩართული ყველა პირის ფუნქციონალური პასუხისმგებლობა განისაზღვრება პასუხისმგებლობის მატრიცით. ის ემსახურება ამოცანების ნაკრების განსაზღვრას და ადამიანები პირადად არიან პასუხისმგებელი მათ განხორციელებაზე.
გამოყოფილი პროგრამული უზრუნველყოფა აადვილებს პროექტის მომზადებას. მისი დახმარებით შეგიძლიათ შექმნათ WBS და OBS სტრუქტურები, ორგანიზაციასთან სამუშაოების სიები ფაზების მიხედვით და აკონტროლოთ ბევრად უფრო სწრაფად. იქმნება იგივე RAM პასუხისმგებლობის მატრიცა, მაგრამ უფრო დეტალური ფორმით. ამრიგად, ზედმეტი ძალისხმევის გარეშე, შესაძლებელია საჭირო ცხრილების მოპოვება შესაბამის პროგრამულ პაკეტებში. და ასევე, საჭიროების შემთხვევაში, სწრაფად შეცვალეთ ნებისმიერი მონაცემი პროექტის შესახებ, და ამავე დროს მიიღებთ მათ განახლებულ გრაფიკულ ჩვენებას.
