სიტყვა პროტოკოლი ყველას პირზეა. ოფისის თანამშრომლები რეგულარულად ისმენენ მას შეხვედრების დროს, პოლიციელები იყენებენ პროფესიულ საქმიანობაში და სახელმწიფოს მეთაურები და დიპლომატები იძულებულნი არიან დაიცვან მის მიერ ნაკარნახევი წესები. რა არის პროტოკოლი? ქვემოთ გავარკვევთ.
პროტოკოლის მნიშვნელობა
ისევე ბევრი სხვა ტერმინი, ამ სიტყვას აქვს რამდენიმე მნიშვნელობა. ეს ყველაფერი დამოკიდებულია საქმიანობის სფეროზე, რომელშიც გამოიყენება სასურველი კონცეფცია. ასე რომ, მოდით გადავხედოთ ყველაზე გავრცელებულ სიტუაციებს, როდესაც ჩვეულებრივად არის საუბარი პროტოკოლზე.
როცა საქმე ეხება ბიზნეს გარემოს, პროტოკოლი არის დოკუმენტი, რომელიც აღწერს მიმდინარე მოვლენას (შეხვედრა, შეხვედრა, დირექტორთა საბჭო და ა.შ.).
ზემოთ უკვე აღვნიშნეთ პოლიციის შესახებ, რომელიც ასევე ხშირად ადგენს მსგავს დოკუმენტს. ამ შემთხვევაში იგულისხმება დანაშაულის ან დანაშაულის ფაქტის დადგენა.
საერთაშორისო ფორმატში, პროტოკოლი არის წესების ერთობლიობა, რომელიც უნდა დაიცვან როგორც ხელისუფლების, ასევე დიპლომატიური მოღვაწეების ოფიციალური შეხვედრების დროს. მაგალითად, არსებობს ხელმძღვანელთა შეხვედრების ოქმიშტატებში ან პრეზიდენტთან ვიზიტით.
თუმცა, ამ სტატიაში ჩვენ ყურადღებას გავამახვილებთ ბიზნეს პროტოკოლების კონცეფციაზე.
შეხვედრის წუთი
საქმიანი შეხვედრები ბიზნეს გარემოში ყველა პროცესის განუყოფელი ნაწილია. მათი ჩატარება შესაძლებელია ოფიციალურად, დანიშნული დროის გათვალისწინებით და მხოლოდ ოფისში. ასევე ძალიან პოპულარულია არაფორმალური საქმიანი თარიღები. მეორე შემთხვევაში, შეგიძლიათ გააკეთოთ საუბრის პროტოკოლის დადასტურების გარეშე. თუ შეხვედრა ოფიციალურია, მაშინ ის უნდა იყოს წერილობითი ყველა წესის დაცვით.
ოქმს აწარმოებს მდივანი ან სხვა ასეთი უფლებამოსილი პირი. იმისათვის, რომ თვალი ადევნოთ საუბრის მიმდინარეობას, შეეცადეთ გაერკვნენ იმ საკითხების უხეშ სიაში, რომლებიც განხილული იქნება შეხვედრაზე. ასევე სასარგებლო იქნება ხმის ჩამწერი, რომ არ გამოგრჩეთ დეტალები, რადგან პროტოკოლი წარმოადგენს ბიზნეს ღონისძიების ძალიან დეტალურ აღწერას.
დასწრებისა და არყოფნის გვარები უნდა ჩაიწეროს. თქვენ შეგიძლიათ გააკეთოთ შენიშვნები შეხვედრაზე მოსულთა ადგილმდებარეობის შესახებ, რათა შეცდომის გარეშე მიუთითოთ გარკვეული სიტყვების ავტორობა.
ყოველი შეხვედრის დასაწყისში განისაზღვრება კითხვების განხილვის თანმიმდევრობა, აუცილებლად ჩაწერეთ სიტყვასიტყვით.
თუ შეხვედრაზე იყო კენჭისყრა, მაშინ მიუთითეთ მისი შედეგები (რამდენმა ადამიანმა მისცა ხმა "მომხრე" და რამდენმა მისცა ხმა "წინააღმდეგ"). იმ შემთხვევაში, როდესაც შეხვედრაზე დამსწრეთა მცირე რაოდენობა იყო, თქვენ გაქვთ შესაძლებლობა მონიშნოთ ყველა იმ პირის სახელი და გვარი, ვინც ხმა მისცა.
არ გადადოთოქმის შეტანა უკანა მხარეს, რადგან ამ დროის განმავლობაში შეგიძლიათ დაივიწყოთ შეხვედრის დეტალები.
მოლაპარაკების წუთები
მოლაპარაკებები განსხვავდება ჩვეულებრივი საქმიანი შეხვედრისგან იმით, რომ ისინი ჩვეულებრივ განიხილავენ ერთ ან რამდენიმე საკითხს, რომლებიც დიდ როლს თამაშობს ორივე მხარისთვის. ამ შემთხვევაში პროტოკოლი არის შესაძლებლობა ჩაიწეროს საუბრის ყველა ნიუანსი და მხარეთა მოთხოვნები. განსახილველი საკითხი ყოველთვის არ წყდება პირველი მოლაპარაკებებისთანავე, ამიტომ დირექტორებს ან სხვა თანამშრომლებს სჭირდებათ დრო და სრული ინფორმაცია შეხვედრის შესახებ.
მოლაპარაკების ოქმი შედგენილია იგივე პრინციპით, როგორც ნებისმიერი ბიზნეს დოკუმენტი.
აუცილებელია მიეთითოს აღწერილი მოვლენის თარიღი, დოკუმენტის ნომერი და სათაურის სრული ვერსია. ამას მოჰყვება შესავალი, რომელშიც აუცილებლად არის მითითებული დამსწრეთა სია და განსახილველი ძირითადი საკითხები.
ძირითად ნაწილში ინფორმაცია, როგორც წესი, იყოფა სამ ნაწილად: „მოსმენილი“, „საუბარი“, „გადაწყვეტილი“. პროტოკოლის სრულ ვერსიაში ყველა გამომსვლელის სიტყვა ციტირებულია სიტყვასიტყვით, ზოგ შემთხვევაში გამოიცემა ამონაწერი პროტოკოლიდან, რომელიც იმეორებს მის გარკვეულ ნაწილს.
